Künstliche Intelligenz verändert Abläufe in Unternehmen aus allen Branchen. Auch kleine und mittlere Firmen aus Dortmund und der Umgebung setzen zunehmend KI ein, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen oder wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Dabei stehen Verantwortliche immer wieder vor der Frage, wie sie neue Systeme rechtlich sicher nutzen, ohne dass der Betrieb unnötige Risiken eingeht.
Den geltenden Rechtsrahmen beachten
Für Unternehmen ist es hilfreich, den rechtlichen Rahmen von Anfang an zu berücksichtigen. Der Einsatz von KI unterliegt in Deutschland und der EU schließlich klaren Regeln.
Vorgaben betreffen unter anderem Transparenzpflichten. Aber auch die Dokumentation von Prozessen und die sichere Verarbeitung von Daten unterliegen klaren Richtlinien. Unternehmer, die Systeme für Kundeninteraktionen oder Personalprozesse einsetzen, sollten diese Aspekte deshalb direkt bei der Auswahl ihrer Tools berücksichtigen. So vermeiden sie spätere Probleme wie rechtliche Beanstandungen durch fehlerhafte Abläufe.
Einige Dortmunder Unternehmen wie Materna Information & Communications SE zeigen beispielhaft, wie KI in der Praxis rechtskonform implementiert werden kann, insbesondere in Bereichen wie Chatbot-Lösungen, Service-Automatisierung und Datenmanagement. Auch die Firma MotionMiners aus Dortmund nutzt KI-basierte Motion-Mining®-Technologie mit Sensoren, um Prozesse anonym zu analysieren und zu optimieren – mit Effizienzgewinnen von über 700.000 Euro jährlich. Das Unternehmen gewann 2025 den de:hub Award und berichtet von erfolgreichen Anwendungen in Logistik und Produktion, wobei klare Datenschutzmaßnahmen Transparenz und DSGVO-Konformität gewährleisten. Solche Projekte verdeutlichen, wie klare interne Prozesse und die richtigen Tools wesentlich zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben beitragen.
Datenschutz als Basis
Personenbezogene Daten bilden das Fundament für viele KI-Anwendungen, zum Beispiel im Kundenservice und innerhalb von Personalprozessen. Unternehmen sollten deshalb darauf achten, dass nur die Daten durch KI-Systeme verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Mitarbeiter sollten in diesem Zusammenhang genau wissen, welche Informationen in die Systeme eingespeist und wie sie verarbeitet werden. Zudem muss bekannt sein, welche Rechte Kunden haben. Einige Dortmunder Unternehmen, darunter die Ziya GmbH, haben sich deshalb auf spezielle KI-Lösungen für Organisationen spezialisiert und helfen bei der rechtskonformen Etablierung von KI-Anwendungen im Unternehmenskontext.
Ebenso ausschlaggebend ist, dass Unternehmen klare Abläufe für den Umgang mit sensiblen Daten einführen. Dazu gehört, dass Zugriffsrechte geregelt werden und Mitarbeiter die Verantwortung für den korrekten Umgang mit Informationen übernehmen. So lassen sich Fehler vermeiden. Außerdem reduzieren Unternehmen so das Risiko unbefugter Nutzung oder versehentlicher Datenverluste.
Auch öffentliche Stellen in Dortmund legen großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten. Die Stadtverwaltung Dortmund hat beispielsweise eine behördliche Datenschutzbeauftragte, an die sich Bürger sowie Mitarbeiter bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten wenden, zum Beispiel zur Auskunft oder Löschung ihrer Daten. Die Stadt ist dabei verpflichtet, die Vorgaben der EU‑Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der nordrhein-westfälischen Datenschutzgesetze umzusetzen und die informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen zu achten.
Urheber- und Persönlichkeitsrechte beachten
Generative KI wird in vielen Betrieben eingesetzt, um Texte, Bilder oder Präsentationen zu erstellen. Dabei sollten Unternehmen jedoch stets das Persönlichkeitsrecht und Urheberrecht bei KI-Anwendungen beachten, um sicherzustellen, dass Inhalte genutzt werden dürfen und die Rechte Dritter geschützt bleiben.
In Marketingagenturen greifen Teams zum Beispiel auf KI zurück, um Social-Media-Beiträge oder Produktbilder zu erstellen. Vor der Veröffentlichung prüfen sie idealerweise sorgfältig, dass keine geschützten Quellen verwendet werden.
Risiken und Chancen im Arbeitsalltag
KI kann Entscheidungen unterstützen, aber Fehler passieren trotzdem immer wieder. Wenn ein System falsche Informationen liefert, entstehen Folgen für interne Abläufe und den Kundenservice. Unternehmen sollten daher Zuständigkeiten klar definieren, damit Mitarbeiter genau wissen, wer für den Einsatz verantwortlich ist und welche Schritte bei Abweichungen zu beachten sind.
Rechtliche Vorgaben setzen Unternehmen dabei nicht nur Grenzen, sie bieten auch wichtige Chancen. Transparente Abläufe schaffen in diesem Kontext Vertrauen bei Kunden, Investoren und Partnern.
Lokale Förderstellen, wie die Wirtschaftsförderung Dortmund oder regionale Initiativen von Hochschulen, helfen Unternehmen bei der sicheren und kontrollierten Einführung von KI-Anwendungen. So unterstützt auch die Technische Universität Dortmund mit ihrem Forschungsschwerpunkt Künstliche Intelligenz einschließlich des Harmeling Laps und des Lamarr-Instituts Betriebe mit praxisorientierter Forschung und Workshops dabei, KI rechtssicher zu entwickeln und anzuwenden.
Analyse des Bedarfs vor der Systemeinführung
Vor der Auswahl von Tools empfiehlt sich eine genaue Bedarfsanalyse. Verantwortliche überlegen dazu, welche Prozesse automatisiert werden sollen und welche Daten dafür genutzt werden. Diese Vorgehensweise hilft, unnötige Risiken zu vermeiden und passende Systeme gezielt einzusetzen.
Einfach nutzbare Tools reichen in vielen Fällen nicht aus, um Risiken ausreichend zu steuern. Unternehmen sollten vielmehr interne Leitlinien für KI implementieren, in denen Verantwortlichkeiten und regelmäßige Updates verankert sind. Mitarbeiter erhalten Anleitungen, wie sie die Systeme korrekt verwenden und die Führung prüft die Ergebnisse regelmäßig. So lassen sich Fehler früh erkennen und Prozesse effizienter gestalten.
Praxisnahe Tipps für Dortmunder Unternehmen
Um Dortmunder Unternehmen bei der praxisnahen und rechtssicheren Nutzung von KI zu unterstützen, ist es hilfreich,
● Mitarbeiter in KI-Schulungen einzubinden, z.B. über IHK-Workshops oder Anbieter wie ZIYA in Dortmund, damit alle den rechtlichen Rahmen und interne Regeln kennen
● Tools gezielt auszuwählen und dabei auf die Dokumentation sowie Anpassungsmöglichkeiten zu achten
● die Rechte Dritter vor der Veröffentlichung von Inhalten zu prüfen, um rechtliche Probleme zu vermeiden
● interne Prüfungen einzuplanen, um Abweichungen früh zu erkennen
● Unterstützung durch lokale Anlaufstellen, Hochschulen und Förderprogramme nutzen, wie z.B. Mittelstand Innovativ & Digital (MID), Green AI-Hub Mittelstand
So setzen Unternehmen KI erfolgreich um
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz eröffnet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um Arbeitsschritte zu verbessern. Gleichzeitig gilt es allerdings, rechtliche Anforderungen ernst zu nehmen und interne Regeln zu etablieren.
In Dortmund stehen Unternehmen dafür lokale Unterstützung und Wissensangebote zur Verfügung, die die Umsetzung erleichtern und helfen, rechtliche Stolperfallen zu vermeiden. Zu diesen zählen unter anderem Angebote wie der European Digital Innovation Hub Dortmund und Formate der IHK Dortmund, bei denen Verantwortliche und Entscheider eine praxisnahe Beratung, Workshops und Austausch zu Themen wie Digitalisierung und KI-Anwendungen erhalten.
